ERUDISI.com – Dalam melakukan pelayanan tak jarang kita menemukan beberapa pelanggan yang mengeluh atas pelayanan yang telah diberikan ternyata tidak sesuai dengan keinginan pelanggan, hingga pada akhirnya pelanggan merasa kecewa,kurang puas dan pada akhirnya memberikan complain.
Meski sudah berusaha memberikan pelayanan yang terbaik tak jarang kita tanpa sengaja melakukan sebuah kesalahan yang dapat membuat pelanggan merasa kurang nyaman dan kurang puas dengan pelayanan yang kita berikan. Kalau sudah seperti ini kita harus bisa menangani keluhan pelanggan dengan segera dan cepat dengan cara berikut ini.
Cara Menangani Keluhan Pelanggan :
1. Minta Maaf
Jangan lupa mengucapkan permohonan maaf kita dengan tulus kepada pelanggan atas kesalahan maupun kelalaian yang telah kita timbulkan, hindari mencari bermacam-macam alasan sebagai pembelaan diri karena hal tersebut bisa saja merusak citra perusahaan.
2. Mendengarkan Keluhan Pelanggan Dengan Baik
Ketika ada pelanggan yang sedang complain atau mengatakan berbagai keluhannya kepada kita sebisa mungkin kita harus bisa bersikap tenang dan terus mendengarkan keluhannya, agar keluhan pelanggan segera dapat teratasi dan terselesaikan dengan baik dan benar sehingga pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang telah kita berikan.
3. Tunjukkan Rasa Empati
Sebagai bentuk pelayanan kepada pelanggan kita harus bisa memberikan rasa empati atas apa yang telah di alami oleh pelanggan, jangan menunjukkan sikap bingung dan seolah-olah tidak mengetahui apapun. Jika kita membuat kesalahan maka kita harus segera mengakuinya dan memperbaiki nya agar pelanggan bisa merasa tenang.
4. Memikirkan Solusi
Setiap kesalahan pasti akan ada solusi jadi ketika menemukan pelanggan yang menceritakan tentang keluhannya kepada kita, maka kita harus cepat dan tanggap untuk mencari solusi jika kita kurang paham dengan keluhan yang terjadi dengan pelanggan maka kita bisa meminta tolong teman ataupun atasan kita untuk membantu menangani keluhan pelanggan.
5. Ganti Rugi
Misalnya saja ada sebuah produk atau barang yang kita kirim mengalami kerusakan yang berat tentu saja pelanggan tidak mau menerima produk kita dan memilih untuk mengembalikan nya, maka kita bisa menyikapinya dengan mencoba menawarkan produk yang sama dan baru sebagai bentuk ganti rugi kepada pelanggan.
Tindakan ini juga dapat membuat pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang kita berikan dan bisa membuat pelanggan kembali percaya kepada kita.
6. Ucapkan Terimakasih
Meskipun yang kita terima adalah keluhan dari pelanggan namun kita harus tetap mengucapkan rasa terimakasih kita kepada pelanggan, karena setiap keluhan dari pelanggan dapat membuat kita kedepannya untuk tetap berhati-hati dan fokus lebih baik lagi agar terhindar dari berbagai macam kesalahan yang mungkin saja bisa terjadi lagi.
Itulah beberapa cara yang dapat diterapkan untuk menangani keluhan pelanggan jangan takut dan memilih untuk menghindari pelanggan, kita harus bisa bertanggung jawab penuh dengan pekerjaan kita jangan biarkan karena kesalahan ataupun kelalaian kita dapat merugikan pelanggan.
